Un informe del cliente comparte los avances del proyecto al tiempo que construye una sólida relación con el cliente. Al principio de un compromiso con el cliente, un informe del cliente resume los antecedentes del proyecto, los objetivos, las métricas y los hitos.
Al concluir un proyecto, un informe del cliente resume el proyecto, las tareas completadas, las métricas finales, las cuestiones pendientes y las recomendaciones.
Redactar un informe del cliente es esencial para comunicar sus progresos en un proyecto y para gestionar y establecer relaciones positivas con los clientes.
¿Qué es un informe del cliente?
Los informes de cliente le ayudan a usted y a su cliente a medir los progresos, identificar cualquier barrera o problema y asegurarse de que están trabajando hacia los mismos objetivos.
Su informe escrito sobre el cliente puede ser una lista informal de los elementos realizados y de las próximas tareas o hitos, o puede ser un documento más formal que incluya información detallada.
La Asesoría Juan Bautista nos indica algunas razones por las que es importante redactar un buen informe del cliente:
Al principio del compromiso con un cliente, resume los antecedentes del proyecto, los objetivos, las métricas y los hitos.
Comunica el progreso de un proyecto, semanal, mensual o trimestralmente;
Al concluir un proyecto, resume el proyecto, las tareas completadas, las métricas finales, las cuestiones pendientes y las recomendaciones;
Resume la información de una investigación, encuesta o estudio.
Tanto si su informe es un documento de Word, una hoja de cálculo o una presentación, los 7 consejos siguientes le ayudarán a elaborar informes para clientes bien escritos.
7 consejos para redactar un informe para un cliente
- Acuerde el calendario y el contenido
Establezca el calendario y el contenido del informe al inicio de su compromiso con el cliente. Cada compromiso será diferente, pero es importante comunicarse eficazmente con su cliente de principio a fin. Para los proyectos a largo plazo, su cliente puede preferir una llamada telefónica mensual, resúmenes semanales por correo electrónico y un informe trimestral. Algunos clientes pueden querer un breve informe semanal y un informe mensual más exhaustivo. Establezca por adelantado la frecuencia, el método y el detalle de las comunicaciones.
- Redacte un resumen sólido
Incluso con un acuerdo por adelantado, es posible que algunos clientes, sobre todo los directivos de alto nivel, no tengan tiempo de leer todo el informe. Utilice un formato de «resumen ejecutivo» que pueda mantenerse fácilmente por sí solo para comunicar las partes significativas del informe, incluidos los datos y cifras concretos.
- Maximice la legibilidad
Haga que su informe sea fácil de leer incluyendo títulos y viñetas cuidadosamente seleccionados. Esto permitirá a su cliente encontrar la información rápidamente. Si procede, incluya información visual como gráficos o diagramas circulares para reforzar su mensaje principal y romper el texto.
- Escriba con claridad
Su informe no debe ser excesivamente largo. No añada longitud innecesaria a un informe sólo para que parezca más importante. Utilice un lenguaje claro y evite el uso de un lenguaje comercial tópico. Mantenga su informe centrado en la información que el cliente desea y necesita.
- Sea preciso
La capacidad de redactar un informe bien escrito no sólo es una herramienta empresarial fundamental, sino que también refuerza su marca al demostrar su experiencia y conocimientos. Dedique tiempo a asegurarse de que su información es precisa. No confíe únicamente en el corrector ortográfico para detectar errores tipográficos. Puede que incluso quiera imprimir y leer su documento: a menudo es más fácil editar «en papel» que «en pantalla».
- Refleje su marca personal
Su informe debe estar en consonancia con la cultura de su cliente, pero también reflejar la personalidad de su marca. La redacción de informes no tiene por qué carecer de personalidad para ser profesional. Su marca debe tener una voz y un tono coherentes que se ajusten tanto a su marca personal como a las necesidades únicas de su cliente.
- Escriba para su público
Escriba su informe para su público. ¿Qué información quieren leer? ¿Qué preguntas querrán que les responda? Considere la mejor manera de entregar la información. En lugar de un informe tradicional, puede optar por una presentación en PowerPoint, un formato interactivo como Google Doc o una de las muchas herramientas de colaboración virtual que existen actualmente en el mercado. O, si su informe contiene muchos datos, puede ser mejor utilizar Excel en lugar de Word. Utilice el método y el medio que mejor se adapten a su público destinatario.